Jede Steuerprüfung bzw. Betriebsprüfung ist für den betroffenen Unternehmer ein unangenehmer nicht vermeidbarer Vorgang. Wie bei einer Verkehrskontrolle kann im Vorfeld nicht 100% gesagt werden, ob der Beamte doch irgendwo einen Grund zur Beanstandung findet. Die Prüfungsfälle werden einzelnen Gruppen „Teams“ nach Branchen zugeteilt, d.h. die eine Gruppe prüft beispielsweise schwerpunktmäßig Ärzte, Gasthäuser und Trafiken, die andere Gebäudereinigung, Taxi und Güterbeförderungsunternehmen.

Die Prüfer kennen im Laufe der Zeit dadurch immer besser die einzelnen steuerlichen Besonderheiten. Die häufigsten Arten von Prüfungen können sein: Außenprüfung – klassische Betriebsprüfung, Umsatzsteuerprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung (USo), Erhebung, Nachschau, Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben (GPLA), Prüfung nach § 99 Abs. 2 Finanzstrafgesetz. Die Auswahl der Betriebe die zu prüfen sind können durch folgende Kriterien festgelegt werden:

• Zeit: Seit der letzten Betriebsprüfung ist schon einige Zeit vergangen.
• Zufall: Bestimmte Brachen werden mittels Zufallszahlen zur Prüfung vorgeschlagen.
• Anregung: Über Anregung durch einen Finanzbeamten welcher Unstimmigkeiten feststellen konnte.
• Risiko: Aus der Finanz vorliegenden Unternehmensdaten werden mittels EDV Risikofaktoren gefiltert.
• Anzeige: Konkrete Anzeigen von Angehörigen, Mitarbeitern wie aber auch der KIAB, der Gebietskrankenkasse, der Arbeiterkammer, oder von Geschäftspartnern führen immer zu entsprechenden Prüfungen.

Im Vorfeld jeder Betriebsprüfung muss sich der Prüfer zuerst die Akten beschaffen. Dann muss der Prüfer einen Prüfungsauftrag erstellen. Darin ist der Gegenstand der Prüfung unter Anführung der gesetzlichen Grundlagen anzuführen. Zu Beginn der Prüfung muss der Finanzbeamte dem Abgabepflichtigen oder dem Steuerberater bzw. seinem steuerlichen Vertreter den Prüfungsauftrag vorlegen. Obwohl im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt, wird in der Praxis gleichzeitig auch eine Zweitschrift davon ausgehändigt. Außenprüfungen sind dem Steuerberater oder dem Abgabenpflichtigen mindestens eine Woche vor Prüfungsbeginn bekannt zu geben. Andernfalls die Prüfung nur im Einvernehmen beginnen darf. Ausgenommen von dieser Regelung ist, wenn die Vermutung nahe liegt, dass der Prüfungszweck durch vorherige Ankündigung vereitelt würde. Liegt eine solche Vermutung nahe, muss der Prüfer die Gründe jedenfalls in seinem Arbeitsbogen festhalten.

ACHTUNG:
Sie befinden sich im Urlaub, auf Geschäftsreisen oder haben terminlich kaum Zeit und möchten den Termin verschieben, so denken Sie daran, dass der Prüfer bei Ankündigung der Prüfung ein erstes Bild von Ihrem Unternehmen bzw. von Ihnen selbst gewinnt. Äußern Sie zwar Ihre Bedenken gegen den geplanten Beginn, aber stellen Sie Ihm sofern er nicht aus eigenem Antrieb den Termin verschiebt einmal alles bereit. Sofern Unterlagen fehlen, so teilen Sie diesem mit, dass Sie den Rest zum Beispiel ab Urlaubsende usw. vorlegen. Sie hinterlassen einen flexiblen, gut organisierten ersten Eindruck, was nie von Nachteil sein kann. Gehen Sie davon aus, dass der Betriebsprüfer seinen Job schon seit Jahren macht. Gerechtfertigte oder weniger gerechtfertigte Gründe für eine Verschiebung hat dieser sicherlich schon oft gehört. Bedenken Sie, er muss seinen Prüfungsplan rechtzeitig erfüllen und hat seine Vorgaben auch einzuhalten. Mit anderen Worten: Eine beantragte Verschiebung einer Betriebsprüfung macht dem Prüfer keine Freude und Sie sollten so einen Schritt gut überlegen.

Bevor der Betriebsprüfer mit der eigentlichen Prüfung beginnt, macht er sich einmal ein Bild aus den ihm zur Verfügung stehenden Daten wie elektronische „Vorbereitungsdaten“ und dem Veranlagungsakt. Zum Prüfungsbeginn besteht die letzte Möglichkeit einer Selbstanzeige. Hierbei empfehlen wir Ihren Steuerberater also Ihre steuerliche Vertretung zu konsultieren. Oft sind sich Unternehmer gar nicht bewusst, dass eine Selbstanzeige wichtig wäre. Ihr Steuerberater oder Ihre steuerliche Vertretung berät Sie, ob gegebenenfalls eine Selbstanzeige überhaupt noch möglich ist bzw. als Strafmildernd zu bewerten sein wird.

Welche Unterlagen sind das nun, die das Finanzamt also der Betriebsprüfer ansieht? Laut Gesetz (§ 174 BAO) „Außenprüfung“ ist nur zu entnehmen, dass alle für die Erhebung von Abgaben bedeutsamen tatsächlichen und rechtlichen relevanten Unterlagen prüfen kann. Neben der Buchhaltung im engeren Sinne sind vorzulegen: Journale, Sachkonten und Personenkonten, Kundenstamm und Lieferantenkosten, Saldenlisten, Umbuchungsliste und Nachbuchungsliste, Grundauszeichnungen (Kassabuch, Wareneingangsbuch, Inventur), Hilfsaufzeichnungen aller Art, Jahresberichte und Wirtschaftsprüfungsberichte, Wichtige Verträge wir zum Beispiel Umgründungsverträge, Gesellschaftsverträge, Kaufverträge, Mietvertrag, Pachtvertrag, Leasingvertrag, Brauereiverträge oder Kreditverträge (Darlehensverträge), Protokolle, Berechnung der Positionen der Mehr-Weniger-Rechnung, Rückstellungsberechnung, Teilwertberechnung, Forderungs- und Wertberichtigungen, Gutachten von betreffenden Liegenschaften, Belege, Kostenrechnung, Planungsrechnung, Verkaufsliste, Preisliste gegeb. Fahrtenbuch usw. Der Prüfer wir zumeist versuchen, über gezielte Befragungen, einige Dinge auf „kurzem Wege“ zu klären.

Oft kann der Prüfer aus diesem Gespräch im Vorfeld erkennen wo bestehende Fehler und Mängel angelaufen sind. Ein heikles Thema, das leider auch manches Mal von Missverständnissen geprägt ist, ist der Umgang des Unternehmers mit dem Prüfer. Daher ist von beiden Seiten etwas Fingerspitzengefühl erforderlich. Der Abgabenpflichtige hat einerseits Mitwirkungspflicht andererseits und nicht minderwichtig – steht der Grundsatz des Parteiengehörs (§115 BAO), was besagt, dass dem Abgabenpflichtigen Gelegenheit zur Geltendmachung seiner Rechte und rechtlichen Interessen zu geben ist. Für eine Betriebsprüfung bedeutet das, dass der Unternehmer zu den Feststellungen die der Betriebsprüfer trifft, noch vor Abschluss des Verfahrens Stellung nehmen können muss.

Für die Zeit, die der Betriebsprüfer in Ihrem Betrieb verbringt, müssen Sie ihm einen „zur Durchführung der Amtshandlung geeigneten Raum sowie die notwendigen Hilfsmittel unentgeltlich“ bereitstellen (§114 Abs. 1 BAO). Achten Sie darauf, dass Sie alle relevanten Unterlagen im Haus haben oder aber prompt darüber verfügen können. Sie können dem Betriebsprüfer bedenkenlos Kaffee, Tee oder Erfrischungsgetränke anbieten. Kein Mensch kommt heute ernsthaft auf die Idee, so etwas mit Bestechung in Verbindung zu bringen. Dennoch gibt es Prüfer, die selbst eine solche Einladung kategorisch ablehnen. Akzeptieren Sie bitte auch diese Verhaltensweise. Eine Einladung zum Mittagessen sollte aber nicht erfolgen. Machen Sie dem Prüfer keine Geschenke und gewähren Sie ihm keine Preisnachlässe auf Ihre Produkte oder Dienstleistungen. Sie können damit ihn und letztlich auch sich große Schwierigkeiten bereiten.

Die Dauer einer Betriebsprüfung kann je nach Betriebsumfang nur einige Stunden bis hin zu mehreren Monaten reichen. Bevor der formale Abschluss der Betriebsprüfung – die so genannte „Schlussbesprechung“ – stattfindet, werden in der Regel in einer oder mehreren Vorbesprechungen die Feststellungen erörtert, Unklarheiten in den Sachverhalten ausgeräumt, um die – meist unterschiedlichen – Standpunkte in der Beurteilung dieser Sachverhalte auszutauschen. Nach Abschluss der Vorgespräche haben Prüfer wie auch Abgabepflichtige noch bis zur Schlussbesprechung Gelegenheit, zu den Argumenten der Gegenseite Stellung zu nehmen. Sie sollten daher bei den Vorbesprechungen wenn möglich nie auf Ihren Steuerberater bzw. die jeweiligen steuerliche Vertretung verzichten.

Die Schlussbesprechung ist der letzte Akt des Prüfungsverfahrens. Dazu sind der Abgabepflichtige und seine steuerliche Vertretung zu laden. Die Schlussbesprechung findet idR beim zuständigen Finanzamt statt. Unter gewissen – im Gesetz genannten – Umständen kann die Schlussbesprechung auch entfallen. Über die Schlussbesprechung ist eine Niederschrift, in welcher sämtliche Prüfungsfeststellungen angeführt sind, aufzunehmen. Werden seitens des Abgabepflichtigen Einwendungen dagegen erhoben oder Beweisanträge gestellt, denen nicht entsprochen wird, ist dies in der Niederschrift gesondert festzuhalten. Abschließend ist die getroffene Feststellung den Besprechungsteilnehmern vorzulegen und von ihnen zu unterfertigen, wodurch jedoch nicht die getroffenen Feststellungen anerkannt werden, sondern lediglich Gegenstand und Verlauf der Schlussbesprechung bestätigt werden. Der späteren Einbringung eines Rechtsmittels steht die Unterschrift des Abgabenpflichtigen oder seines steuerlichen Vertreters jedoch nicht entgegen. Eine Verweigerung der Unterschrift des Abgabenpflichtigen weil er mit der getroffenen Feststellung nicht einverstanden ist, hat keinen Einfluss auf die Beweiskraft.

Gegen Bescheide, die nach einer Betriebsprüfung erlassen werden, ist das ordentliche Rechtsmittel der Berufung zulässig. Die Frist zur Einbringung der Berufung beträgt einen Monat, kann aber aus berücksichtigungswürdigen Gründen verlängert werden. Hegt der Betriebsprüfer den Verdacht, dass im geprüften Unternehmen finanzstrafrechtlich relevante Sachverhalte verwirklicht wurden, wird er – nach Rücksprache mit seinem Vorgesetzten – umgehend Kontakt mit der Prüfungsabteilung Strafsachen (PASt) aufnehmen. Erscheint der Verdacht als begründet wird ein Finanzstrafverfahren gegen den Abgabenpflichtigen eingeleitet.
Quelle: Leitfaden Betriebsprüfung, dbv-Verlag, 2004, S. 23ff

Auf diese Vorgehensweise sollten Sie sich einstellen. Steuerberater, Bilanzbuchhalter, Buchhalter, Unternehmensberater oder Otti & Partner, Bahnhofstraße 22 in 9020 Klagenfurt, Kärnten geben Ihnen gerne weitere Informationen.